ERP an den Onlineshop anbinden: So läuft ein Projekt ab

Dein Shop verkauft, dein ERP verwaltet – und dazwischen sitzt jemand, der Bestellungen von Hand überträgt. Das geht gut, solange es zehn Bestellungen am Tag sind. Bei hundert wird es teuer: Bestände stimmen nicht, Artikel werden doppelt gepflegt, Rechnungen gehen zu spät raus.

Eine ERP-Anbindung räumt genau das auf. Wie so ein Projekt aber tatsächlich abläuft, steht selten irgendwo. Deshalb hier der ehrliche Ablauf – von der ersten Frage bis zum Go-Live, inklusive der Stellen, an denen Projekte in der Praxis hängen bleiben.

Was eine ERP-Anbindung konkret tut

Bei einer Anbindung tauschen Shop und ERP automatisch Daten aus, und zwar in beide Richtungen:

• Vom ERP in den Shop: Artikelstammdaten, Preise und Staffelpreise, Lagerbestände, im B2B zusätzlich Kundendaten, Zahlungsziele und Kreditlimits.
• Vom Shop ins ERP: Bestellungen, Neukunden, Zahlungen, Retouren.
• Und wieder zurück: Auftragsstatus, Lieferscheine, Tracking-Nummern, Rechnungen.

Klingt nach einer Fleißaufgabe. Der eigentliche Aufwand steckt aber woanders: Beide Systeme nennen dieselben Dinge unterschiedlich und behandeln sie unterschiedlich streng. Dein Shop kennt Varianten, dein ERP kennt Artikelnummern. Der Shop lässt eine Bestellung ohne USt-IdNr. durch, das ERP nicht. Diese Übersetzungsarbeit ist das Projekt – nicht die Schnittstelle selbst.

Die wichtigste Entscheidung fällt vor der ersten Zeile Code

Bevor irgendjemand über APIs redet, muss eine Frage geklärt sein: Welches System führt?

In den allermeisten Fällen ist die Antwort das ERP. Es hält Artikel, Preise und Bestände, der Shop zeigt sie an. Sobald Preise an zwei Stellen gepflegt werden dürfen, hast du dir ein Problem gebaut, das keine Schnittstelle mehr löst.

Leg deshalb für jedes Datenobjekt – Artikel, Preis, Bestand, Kunde, Auftrag – fest: Wer darf es anlegen, wer darf es ändern, wer liest nur mit. Diese Tabelle ist unspektakulär und spart dir später Wochen.

So läuft ein ERP-Projekt ab: acht Schritte

Die Reihenfolge ist kein Selbstzweck. Jeder Schritt setzt voraus, dass der davor sauber ist.

1. Anforderungsanalyse

Wir schauen uns an, wie du heute arbeitest: Was läuft im Shop, was im ERP, was in Excel – und was im Kopf einer einzelnen Person? Am Ende steht eine Liste aller Datenobjekte, ihrer Richtungen und der Sonderfälle. Sonderfälle sind der Punkt, an dem Projekte teuer werden. Deshalb kommen sie an den Anfang und nicht ans Ende.

2. System-Setup

Das ERP wird aufgesetzt und auf dein Geschäft eingestellt: Mandanten, Nummernkreise, Steuerlogik, Lagerorte, Zahlungsarten. Klingt nach Kleinkram, entscheidet aber darüber, ob die Migration im nächsten Schritt sauber landet.

3. Datenmigration

Artikel, Kunden, offene Posten, Bestände. Und hier passiert regelmäßig das, womit niemand rechnet: Die Daten sind schlechter als gedacht. Dubletten, Artikel ohne Gewicht, Kunden ohne Steuernummer, drei Preisvarianten für dasselbe Produkt. Eine Migration ist immer auch eine Datenreinigung – plane sie als eigenen Arbeitsblock, nicht als Nebenbei-Aufgabe.

4. Schnittstellenanbindung

Jetzt erst wird verbunden. Ob Shopify, Shopware oder OXID: Alle drei bringen dokumentierte APIs mit, die Logik ist ähnlich, der Aufwand unterscheidet sich. Welches System zu dir passt, haben wir im Shopsystem-Vergleich aufgeschrieben.

Drei Dinge musst du hier festlegen: Wie oft wird synchronisiert – in Echtzeit oder im Takt? Was passiert bei einem Fehler? Und wer merkt es? Eine Schnittstelle ohne Fehlerprotokoll und Benachrichtigung ist eine Zeitbombe.

5. Prozessabbildung und Automatisierung

Hier wird aus zwei verbundenen Systemen ein Ablauf: Bestellung kommt rein, Zahlung wird geprüft, Auftrag angelegt, Ware kommissioniert, Versandlabel erzeugt, Tracking rausgeschickt, Rechnung gebucht. Jeder Schritt, den bisher ein Mensch angestoßen hat, wird zur Regel – oder bleibt bewusst manuell, weil er zu selten vorkommt. Nicht alles zu automatisieren ist eine legitime Entscheidung.

6. Testing und Qualitätssicherung

Getestet wird mit echten Fällen, nicht mit Musterdaten: die Bestellung mit drei Positionen und einer Teillieferung, die Retoure nach zwei Wochen, der B2B-Kunde auf Rechnung, die Gutschrift, die Bestellung, die mitten im Bezahlvorgang abbricht. Was hier nicht getestet wird, testen später deine Kunden.

7. Schulung und Go-Live

Dein Team muss wissen, wo künftig was gepflegt wird. Der Go-Live selbst sollte langweilig sein: Bestände einfrieren, letzte Änderungen übertragen, umschalten, die ersten Bestellungen eng begleiten. Spannung ist an dieser Stelle ein schlechtes Zeichen.

8. Support und Weiterentwicklung

Nach dem Go-Live kommen die Fälle, die niemand vorhergesehen hat – und die Wünsche, die erst entstehen, wenn alle täglich mit dem System arbeiten. Ein ERP-Projekt ist nie „fertig“, es wird nur ruhiger.

Woran ERP-Projekte in der Praxis scheitern

• Kein führendes System. Dürfen Preise im Shop und im ERP gepflegt werden, gewinnt am Ende immer der Zufall.
• Datenqualität unterschätzt. Die Migration legt Altlasten offen, die seit Jahren mitlaufen. Das ist gut – kostet aber Zeit, die im Plan stehen muss.
• Niemand ist zuständig. Ein ERP-Projekt braucht auf deiner Seite eine Person, die entscheiden darf. Ohne die liegen Fragen tagelang herum.
• Zu viele Baustellen gleichzeitig. ERP, Shop-Relaunch, PIM und neues Lager parallel – das geht selten gut. Eine Baustelle nach der anderen.

Apropos Reihenfolge: Wenn dein eigentliches Problem unsaubere Produktdaten sind, ist ein PIM der bessere Startpunkt. Geht es um Kundenkommunikation und Automatisierung im Marketing, eher ein CRM wie Custobar. Und wenn dein Shop noch auf Shopware 5 läuft, kläre zuerst die Migration auf Shopware 6 – eine Schnittstelle auf ein auslaufendes System zu bauen, lohnt sich nicht.

Was kostet das?

Zwei Posten: die Lizenz und die Umsetzung.

Bei der Lizenz kannst du rechnen. Wir arbeiten mit Exact Online Handel Premium: 679 € zzgl. MwSt. im Monat, monatlich kündbar, 30 Tage kostenlos testen. Enthalten sind unter anderem digitale Buchhaltung mit DATEV-Anbindung, Lager und MRP, Multi-Company-Setup und Power-BI-Anbindung. Warum sich ein ERP überhaupt rechnet, haben wir hier ausführlicher aufgeschrieben.

Die Umsetzung hängt an deinen Anforderungen – an der Zahl der Datenobjekte, an den Sonderfällen und vor allem am Zustand deiner Daten. Seriös lässt sich das erst nach Schritt 1 beziffern, alles davor ist geraten.

Bei uns läuft die Umsetzung im Abo: statt einer hohen Einmalsumme zu Beginn ein monatlicher Betrag, in dem Umsetzung, Betrieb und Weiterentwicklung stecken. Das ist keine Rabattaktion, sondern eine andere Risikoverteilung. Wir verdienen daran, dass dein System dauerhaft läuft – nicht daran, dass ein Projekt abgenommen wird.

Fazit

Eine ERP-Anbindung ist kein Technikprojekt, sondern ein Aufräumprojekt mit technischem Anteil. Der Code ist selten das Problem. Die Fragen, an denen es hängt, sind: Welches System führt? Wie gut sind deine Daten wirklich? Und wer entscheidet, wenn es zwei Wege gibt?

Wer diese drei Punkte vorher klärt, hat den größten Teil der Arbeit hinter sich. Der Rest ist Handwerk.

Wir sitzen in Meckenheim, zwischen Bonn und Köln, und schauen uns deinen Fall gern persönlich an. Buch dir ein kostenloses Erstgespräch oder schreib uns – wir sagen dir ehrlich, ob sich eine Anbindung bei deiner Bestellmenge schon lohnt.